Typischerweise durchlebt ein Dokument während dieses Lebens verschiedene Stadien, die im Unternehmen gemanaged werden müssen, um den Überblick über den Stand der Konstruktion und der Fertigung zu behalten.
Kleine Revisionen für die kleinen Änderungen
Bei jedem Einchecken eines Dokuments, also dem Ablegen eines Standes im PDM-Speicherbereich ("Tresor"), wird eine neue sogenannte kleine Revision des Dokuments erzeugt. Hiervon kann es relativ viele geben, durchaus auch mehrere am Tag. Die Abfolge dieser kleinen Revisionen stellt da, wie sich ein Dokument im kleinen entwickelt hat. Am Beginn ist ein neues Dokument immer im Zustand "Entwurf". Dies bedeutet, daß es noch nicht freigegeben ist und sich in Konstruktion befindet.
Große Revision für die großen Schritte
Gibt es nun einen großen Schritt für ein Dokument, z.B. die Freigabe eines Bauteils für die Fertigung, so wird dies durch eine große Revision markiert. Der Zustand wechselt dann in "Validiert". Beim Freigeben eines Dokuments werden automatisch auch alle seine Referenzen freigegeben. Wird über den freigegebenen Zustand hinaus das Dokument verändert, so geschieht dies in einer weiteren, neuen großen Revision, die dann wieder im Zustand "Entwurf" beginnt.
Weitere Zustände
Neben Entwurf und Validiert gibt es noch den Zustand Veraltet. Dieser bezeichnet, daß dieses Dokument nicht mehr verwendet wird, aber in alten Projekten noch verwendet wurde und deshalb noch im PDM-System bestehen bleibt. Beispiel ist hier ein Normteil, welches in alten Projekten verbaut wurde, aber nun nicht mehr in neuen Projekten verbaut werden können soll. Der letzte Zustand ist Gelöscht. Dies ist der Zustand eines Dokumentes, wenn es sich im Papierkorb befindet.
Unterteilung ist möglich
Innerhalb der Zustände Entwurf, Validiert und Veraltet kann noch feiner unterschieden werden. So kann im Zustand Entwurf noch festgehalten werden, ob sich ein Dokument z.B. in einer frühen Vorentwurfsphase befindet oder auf die Freigabe zur Fertigung wartet. Dies nennt man Lebenszyklus-Unterzustände.
Benennung der großen Überarbeitungen
Die großen Überarbeitungen können automatisch benannt werden, z.B. um einen Änderungsindex hochzuzählen. Das Standardverhalten hierfür kann in der Option Andere -> Standard-Überarbeitungstexte ... für ein Projekt eingestellt werden. Diese Einstellung gilt jedoch nur für Dokumente, die nach der Änderung der Einstellung neu erstellt werden.