Manchmal geht es in der fertigenden Industrie so hektisch zu, dass man mit der Arbeit kaum noch nachkommt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Techniken zur Selbstorganisation am Arbeitsplatz vor, mit denen Sie Ihren Output erhöhen und Ihren Stresslevel senken.

Ein ganz normaler Arbeitstag

Sie kommen morgens ins Büro und sitzen noch nicht richtig, da gibt es schon den ersten Notfall: Während der Spätschicht kam es zu einer Maschinenkollision, die schnellstmöglich behoben werden muss. Als Sie endlich hinter Ihrem Schreibtisch Platz nehmen und Ihre E-Mails checken, befinden sich fast fünfzig neue Nachrichten in Ihrer Inbox. Und kurz darauf bringt Ihnen Ihre Sekretärin auch schon die Pläne für die geplante Prozessoptimierung, die Sie absegnen müssen. Ach, und in einer halben Stunden haben Sie ein Meeting. Und es ist noch nicht mal 10 Uhr!

Um dieser Vielzahl von Aufgaben gerecht zu werden, ohne einen Burn-out zu riskieren, brauchen Sie ein System zur Selbstorganisation am Arbeitsplatz. Es muss sicherstellen

• dass Sie alle Aufgaben an einem zentralen Ort erfassen, so dass nichts vergessen geht
• dass Sie Aufgaben nach Ihrer Ausführbarkeit einstufen
• dass eine schnelle Priorisierung möglich ist
• dass Zeit für die Abarbeitung von Kernaufgaben eingeplant wird
  
  

Genau so ein System für gestresste Konstrukteure, Fertigungsleiter und Geschäftsführer möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

In 4 Schritten zu mehr Selbstorganisation in der Fertigung

1. Schritt: Entlasten Sie Ihren Kopf

Ihr Kopf funktioniert ähnlich wie der Arbeitsspeicher eines Computers: Ist er voll, geht nichts mehr. Um effektiv zu sein, müssen Sie Ihn deshalb regelmäßig entleeren: Schreiben Sie alles – wirklich alles – was Ihnen durch den Kopf geht zentral an einem Ort auf. Dafür bieten sich Notizprogramme wie Evernote oder OneNote an; aber auch ein klassisches Notizbuch aus Papier erfüllt den Zweck. Besonders Dinge, die Ihnen immer wieder durch den Kopf schießen („Ach, das wollte ich ja auch noch machen“) gehören unbedingt notiert, um Ihr mentales RAM zu entlasten.

2. Schritt: Sortieren Sie Ihre Notizen

Nicht alle Items, die Sie im ersten Schritt niedergeschrieben haben, sind gleich beschaffen. Manche von Ihnen sind „actionable“, d. h. Sie können sie selbst anstoßen und erledigen. Bei anderen Items auf Ihrer Liste müssen Sie zuerst die Aktion einer anderen Person abwarten, z. B. dass Ihnen Ihr Zulieferer Produktinformation liefert, die Ihr Kunde benötigt. Eine dritte Gruppe bilden Items, die wissenswerte Informationen enthalten, z. B. Fachartikel oder bestimmte E-Mails, die in Zukunft nützlich sein könnten, aber im Moment keine Handlung nach sich ziehen. Und eine vierte Gruppe sind schließlich Kalender-Items: Aufgaben, die an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden müssen, z. B. Meetings.

Erstellen Sie deshalb wie David Allen mit seiner GTD-Methode mehrere Listen:

• Actionable
• Warteliste
• Referenzmaterial
• Kalender-Items

und ordnen Sie alle Notizen Ihrer Ausgangsliste in eine dieser vier Kategorien ein.

3. Schritt: Prioritäten setzen

Mit der Einordnung Ihrer Items in eine der vier Listen haben Sie schon die erste Priorität gesetzt: Actionable-Items können direkt von Ihnen angegangen werden, die übrigen drei Listen erfordern zunächst keine Handlung Ihrerseits (außer, dass Sie sie für die Zukunft im Auge behalten). Aber selbst Ihre Actionable-Liste kann noch mehrere hundert Items umfassen! Wie also jetzt entscheiden, was Sie zuerst angehen?

Hier kann die sog. Eisenhower-Matrix weiterhelfen. Sie unterscheidet bei Aufgaben zwischen 4 Parametern: wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend. Als wichtig werden Aufgaben bezeichnet, die einen wertschöpfenden Charakter haben und in der Zukunft eine langfristige Verbesserung bewirken. Als dringend werden Aufgaben bezeichnet, die möglichst bald erledigt werden müssen.

Ordnen Sie alle Ihre Actionable-Items einem der vier Quadranten zu. Arbeiten Sie dann direkt alle Aufgaben im Quadranten 1 (wichtig und dringend) ab, planen Sie die Aufgaben im Quadranten 2 (wichtig, aber nicht dringend) fest für die Zukunft ein, delegieren Sie die Aufgaben im Quadranten 3 (dringend, aber nicht wichtig) und ignorieren Sie alle Aufgaben im Quadranten 4 (nicht wichtig, nicht dringend). So arbeiten Sie sich mit System durch Ihre Liste, anstatt orientierungslos von einer Sache zur nächsten zu springen.

Alternativ zur Eisenhower-Matrix können Sie auch das sog. Pareto-Prinzip verwenden, um Ihre Aufgaben zu priorisieren: Fragen Sie sich, welche 20 % Ihrer To-Do-Items für 80 % Ihres Gesamterfolges verantwortlich sind – und ziehen Sie diese Aufgaben konsequent vor!

4. Schritt: Zeitblöcke reservieren

Bestimmte denkintensive Kernaufgaben machen es nötig, dass für längere Zeit ununterbrochen an ihnen gearbeitet wird, um Fortschritte zu sehen; der amerikanische Autor Cal Newport spricht in diesem Zusammenhang von „Deep Work“. In der Praxis kann das die Erstellung eines komplexen CAD-Modells betreffen oder die Programmierung des NC-Codes für die neue Fertigungsstraße.

Um sich angemessen in diese Aufgaben „versenken“ zu können, sollten Sie die Time-Blocking-Methode verwenden: Reservieren Sie jeden Tag zur selben Zeit ein bestimmtes Intervall, in dem Sie nicht gestört werden dürfen und nur an Ihren Kernaufgaben arbeiten. Das kann z. B. heißen, dass Sie in der Zeit zwischen 13-15 Uhr telefonisch nicht zu erreichen sind und auch nicht auf E-Mails reagieren. Was zuerst schwer realisierbar erscheint, entpuppt sich in der Praxis als Segen: Plötzlich geht es zügig mit wichtigen Projekten voran, die vorher ständig durch das Tagesgeschäft unterbrochen wurden.

Selbstorganisation am Arbeitsplatz – es lohnt sich

Für überarbeitete Unternehmer und Ingenieure mag die Implementierung einer Selbstmanagement-Methode zuerst wie ein Widerspruch erscheinen: Man ist bereits überfordert und jetzt soll man sich zusätzlich noch stärker selbst strukturieren?

Aber die Mühe lohnt sich: Mittel- und langfristig erreicht man durch konsequente Selbstorganisation einen besseren Fokus, einen höheren Output und vor allen Dingen das gute Gefühl, seinen Job im Griff zu haben.

Außerdem: Meistert man die Basics der Selbstorganisation, kann man dieses Know-how auch in andere Bereiche des Betriebs hineintragen, z. B. das Konstruktionsbüro, und so die Gesamtproduktivität der Fertigung erhöhen.

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