Wächst Ihnen die Arbeit manchmal über den Kopf? Dann ist es höchste Zeit, Aufgaben in der Produktion an Mitarbeiter zu delegieren. Lernen Sie die 5 Stufen der Delegation kennen und erfahren Sie, warum richtiges Delegieren wesentlich zur Mitarbeiterentwicklung beiträgt.

Die Anforderungen an Geschäftsführer in der Produktion sind hoch. Sie müssen fortlaufend Prozesse optimieren, auf Markttrends reagieren, die Wirtschaftlichkeit sicherstellen und Zukunftstechnologien im Auge behalten. Das Problem: Der Tag hat nur 24 Stunden und auch wenn Sie noch so gut organisiert sind, können Sie nicht alle Aufgaben alleine erledigen. Für den Erfolg Ihres Maschinenbau-Unternehmens ist es deshalb entscheidend, wie gut Sie Aufgaben delegieren können. Wir geben Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Strategien an die Hand, damit Delegation gelingt und Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben haben.

Warum Delegieren so schwer fällt

Viele Geschäftsführer in der Produktion sträuben sich geradezu dagegen, Aufgaben aus der Hand zu geben. Zwei Argumente werden ins Feld geführt: Erstens kostet es viel Zeit, Mitarbeiter an eine komplexe neue Aufgabe heranzuführen. In derselben Zeit hat der Chef das selbst erledigt. Zweitens befürchten Führungskräfte, dass andere Mitarbeiter die übertragene Aufgabe nicht so gut erfüllen, wie sie selbst.

Das Fatale daran: Mit beiden Einwänden haben Geschäftsführer zunächst Recht!

Allerdings ist das nur die halbe Wahrheit. In der Anfangsphase kostet Delegation viel Zeit und die Qualität ist häufig suboptimal. Langfristig jedoch werden diese Nachteile mehr als ausgeglichen. Die Zeiteinsparungen werden immer größer, weil immer weniger Kontrolle notwendig ist. Und die Mitarbeiter sammeln immer mehr Praxiserfahrung, bis sie die Aufgabe sogar besser als der Chef erledigen!

Legen Sie sich für das Delegieren von Aufgaben also einen realistischen Zeithorizont zu. Erwarten Sie kurzfristig Produktivitätseinbußen, langfristig aber deutliche Produktivitätszuwächse.

Wie Sie richtig delegieren

Es gibt keine „One-Size-Fits-All“-Strategie für das richtige Delegieren von Aufgaben. Vielmehr müssen Sie Ihr Vorgehen davon abhängig machen, wie kompetent, eigenverantwortlich und zuverlässig Ihr Mitarbeiter zum jetzigen Zeitpunkt ist. Ein sehr hilfreiches Schema in diesem Zusammenhang ist das 5-Stufen-Modell der Delegation:

Stufe 1: Mach genau das, was ich dir sage

Ausgangssituation: Der Mitarbeiter benötigt sehr viel Hilfe. Für Sie bedeutet das, Sie müssen ihm alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen und ihm eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben, an die er sich strikt halten kann.

Stufe 2: Denk nach, aber ich entscheide

Der Mitarbeiter benötigt etwas weniger Hilfe. In diesem Fall geben Sie das Ziel der Aufgabe vor und lassen den Mitarbeiter selbst einen Lösungsvorschlag erarbeiten. Die Entscheidung, wie es tatsächlich gemacht wird, liegt aber bei Ihnen!

Stufe 3: Entscheidung treffen wir (noch) gemeinsam

Der Mitarbeiter benötigt wenig Hilfe. Übertragen Sie ihm die komplette Themenrecherche und lassen Sie ihn mehrere alternative Lösungsvorschläge erarbeiten. Den besten wählen Sie dann gemeinsam mit ihm aus. Hier agieren Sie mehr als Coach denn als Chef.

Stufe 4: Mach du das, ich darf aber Einwände erheben

Der Mitarbeiter kann fast alleine gelassen werden. Lösungswege müssen Ihnen aber zumindest noch kurz vorgelegt werden, Sie haben ein Vetorecht. Machen Sie davon Gebrauch, findet der Mitarbeiter aber selbstständig eine Alternative.

Stufe 5: Das ist jetzt dein Projekt

Der Mitarbeiter kann komplett selbstständig agieren. Sie übertragen Aufgaben nur noch an ihn, die Planung und Realisierung erfolgt alleine durch den Mitarbeiter. Bei Problemen und Rückfragen kann sich der Mitarbeiter jedoch jederzeit an Sie wenden.

Warum Delegieren die beste Form der Mitarbeiterentwicklung ist

Delegieren ist viel mehr als die Fähigkeit, Arbeit umzuverteilen. Es ist auch das beste Mittel, um die Qualität Ihres Teams zu verbessern. Wenn Geschäftsführer im Maschinenbau nicht delegieren oder ausschließlich an erfahrene Führungskräfte delegieren (Stufe 4 und 5), dann entwickelt sich die Basis Ihres Teams nicht weiter. Das ist im ersten Moment einfach, führt aber mit der Zeit zu einem schwachen, unterentwickelten Team. Sie müssen Verantwortung auch an unerfahrene Teammitglieder abgeben, damit Sie diese aufbauen und weiterentwickeln können.

Starten Sie dazu mit kleineren Aufgaben, die im Fall des Misslingens mit weniger negativen Konsequenzen einhergehen, und steigern Sie das Niveau dann langsam. Beispielsweise könnten Sie einen jungen Mitarbeiter zuerst mit der Erarbeitung eines Konzepts für die Optimierung einer Prozesskette betrauen. Für das nächste Projekt lassen Sie ihn direkt mit Lieferanten und Mitarbeitern aus der Fertigung kommunizieren und die Daten für Sie aufbereiten. Und in gar nicht so ferner Zukunft entscheidet dieser – mittlerweile sehr kompetente Mitarbeiter – dann vielleicht über die Anschaffung eines Systems für die additive Fertigung.

Aufgaben richtig delegieren heißt langfristig denken

Wer lernt, richtig zu delegieren, spart langfristig viel Zeit, erhöht die Qualität des Outputs und entwickelt Mitarbeiter weiter. Auch die soziale Bindung im Team wird verbessert: Indem Sie Verantwortung abgeben, fühlen sich Mitarbeiter geschätzt und ernst genommen. Außerdem steigt die Arbeitszufriedenheit, weil die Arbeit abwechslungsreicher wird. Viele Management-Experten gehen so weit, Führung mit der Kunst des Delegierens gleichzusetzen. Investieren Sie deshalb in diese wertvolle Fähigkeit und lassen Sie sich von den anfänglichen Investitionen (Zeit, Qualitätsverluste) nicht abschrecken!

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